Dalam rangka meningkatkan tata tertib administrasi, BPJT menyelenggarakan kegiatan Capacity Building peningkatan kinerja melalui tertib administrasi
BPJT Kementerian PUPR menyelenggarakan kegiatan Capacity Building peningkatan kinerja melalui tertib administrasi, Jumat (23/08) di Solo. Kegiatan tersebut dihadiri oleh Sekretaris Badan Pengatur Jalan Tol Abram Elsajaya, Kepala Bagian Umum Mahbullah Nurdin dan para staff di lingkungan Sekretariat BPJT.
Dalam sambutannya Sekretaris BPJT Abram Elsajaya mengatakan bahwa Capacity Building ini sangat diperlukan untuk merealisasikan tugas pokok dan fungsi BPJT. Banyak metode atau tahapan yang harus dilakukan untuk merealisasikan fungsi tersebut salah satu unsur pendukung yang tidak kalah penting adalah dengan melaksanakan tertib administrasi dalam penataan arsip.
“Maksud dari kegiatan ini adalah agar arsip-arsip di lingkungan Sekretariat BPJT tersimpan secara teratur dan mampu menyediakan informasi dengan lengkap, akurat dan efisien. Mengingat dokumen arsip ini menjadi bahan pertanggungjawaban mengenai Pengusahaan Jalan Tol.”
Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan kearsipan dibagi menjadi dua yaitu pengelolaan arsip statis yang menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan/ANRI dan pengelolaan arsip dinamis yang menjadi tanggung jawab pencipta arsip Kementerian PUPR. Di dalam pengelolaan arsip dinamis ini terdapat tiga macam arsip, yaitu arsip vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, Arsip inaktif yang merupakan arsip dengan frekuensi penggunaannya telah menurun.
Di Kementerian PUPR sendiri terdapat 85 orang arsiparis, Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga Negara, pemerintah desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. Nantinya arsiparis mempunyai tugas melakukan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan arsip menjadi informasi.
Sekretaris BPJT Abram Elsajaya menambahkan bahwa kegiatan ini bertujuan agar Bidang/Bagian di lingkungan Sekretariat BPJT dapat melakukan tindakan di bidang kearsipan antara lain, Identifikasi arsip yang berada di bidang/bagian masing-masing, pendeskripsian arsip, pembungkusan arsip, penomoran difinitif, penataan fisik arsip, pelabelan boks, pengiriman arsip pusat Bina Marga, dan tahap terakhir dari pelaksanaan penataan arsip ini adalah menempatkan boks arsip yang telah dilabelin ke pusat arsip Bina Marga Citereup, Bogor.
“Dengan terselenggaranya kegiatan ini diharapkan penataan arsip di lingkungan BPJT tahun 2019 ini dapat tersimpan secara teratur dan mampu menyediakan informasi dengan lengkap, akurat dan efisien. Selain itu tujuan dari kegiatan ini adalah agar arsip yang diperlukan dapat dipertemukan dengan cepat dan tepat, penghematan tempat penyimpanan dan menjaga kerahasiaan arsip”
Turut hadir menjadi narasumber Jabatan Fungsional Arsiparis Madya, Biro Umum, Kementerian PUPR Sri Haryati dan Kepala Subbagian Kearsipan, Biro Umum Kementerian PUPR Zaki Irianto.
